Les premiers pas de l'ANIMATEUR - Etape 1 : Préparer une session
Une fois que l'animateur possède sa salle MOBITEACH, pour préparer une session il devra :
créer des activités et les gérer dans sa bibliothèque
préparer l'accès à sa salle et inscrire les participants
préparer sa session de formation avec notamment les activités et participants prévus
CRÉER DES ACTIVITÉS
Pour créer des activités, l'animateur se rend dans l'espace Bibliothèque.
En cliquant sur le bouton +Créer, les différentes activités que l'on peut créer s'affichent :
Activité document
Activité Post-it
Activité Quiz
Activité E-Learning
Activité Enquête
Activité Message
Activité Nuage de mots
Activité Tableau Blanc
Activité URL
Pour en savoir plus sur chaque activité (création, animation, utilisation par le participant), référez-vous aux articles dédiés.
GÉRER LA BIBLIOTHÈQUE
Des dossiers peuvent être créés dans la bibliothèque pour classer les activités. Pour créer un dossier, l'animateur clique sur le bouton +Créer, sélectionne ensuite Dossier et renseigne les informations sur ce dossier : Nom, éventuellement tags et description.
A noter : un seul niveau de dossier est possible, on ne peut pas créer un dossier dans un dossier.
Les dossiers d'activités peuvent être partagés avec d'autres collaborateurs en sélectionnant l'option "Oui" sur le paramètre Partage (cf. l'article dédié pour connaître la procédure de partage).
Pour mettre à disposition des participants des documents via le porte-document : l'animateur crée un dossier contenant des activités Documents et active l'option Porte-document sur le dossier.
Pour en savoir plus sur la gestion de la bibliothèque et les différentes options disponibles, consultez les articles de la catégorie Bibliothèque.
PRÉPARER L’ACCÈS À LA SALLE
Définir le mode d'accès à la salle MOBITEACH
Afin de préparer l'accès à la salle, l'animateur définit tout d'abord le mode d'accès souhaité : espace Outils -> onglet Préférences -> Identifiant Participants
Public : les participants se connectent via l'adresse web fournie par l'animateur ou un QR Code en indiquant leur adresse mail (en ayant potentiellement préalablement indiqué le nom de la salle qu'ils souhaitent rejoindre). Seuls les participants inscrits à la salle pourront accéder. Par défaut, l'accès à la salle est en mode public.
Code PIN : en plus des informations précédentes, les participants doivent indiquer le code PIN de connexion qui leur a été fourni par l'animateur.
Nom d'utilisateur et mot de passe : les participants se connectent en indiquant l'adresse mail de leur compte MOBITEACH et leur mot de passe.
Créer les participants automatiquement : lorsque le mode public ou code PIN est sélectionné, cette option autorise des participants non inscrits à la salle à créer un compte.
Au niveau de la session, il est également possible d'autoriser l'accès uniquement aux participants inscrits à la session. Il s'agit de l'option Participant inconnu.
Créer les comptes participants au niveau de la salle
Cette étape n'est pas obligatoire si l'on choisit l'option Créer les participants automatiquement au niveau du mode d'accès à la salle : en effet, dans ce cas les participants pourront créer eux-mêmes leur compte.
Toutefois pour avoir un meilleur suivi des sessions, et pouvoir préparer des feuilles d'émargement avec les noms des participants inscrits à la session, il est préférable d'inscrire les participants à la salle ET à la session (cf. détails ci-dessous dans la partie CRÉER UNE SESSION).
Pour inscrire des participants à la salle, l'animateur se rend dans l'espace Participants, il a alors 2 possibilités :
Ajouter participant : cette option ouvre un formulaire pour saisir les données d'un nouveau participant
Importer participant : cette option propose d'importer un fichier Excel contenant une liste de participants (cette option propose également de télécharger un modèle de Fichier Excel pour saisir plusieurs participants)
CRÉER UNE SESSION
Dans l'espace Sessions, l'animateur clique sur le bouton Créer une session. Dans la fenêtre qui s'ouvre il renseigne a minima le nom de la session et éventuellement une description.
Paramètres de la session
Sur la page suivante, dans l'onglet Paramètres, il renseigne les informations et paramètres liés à sa session :
date et heure
durée
autoriser les participants non inscrits à la session (mais inscrits à la salle) à accéder à la session : oui / non / sur demande
émargement par session, journée ou demi-journée
personnalisation de l'image associée à la session
autres champs de description : centre de formation, salle (pour les formations en présentiel), objectif de la session...
Il clique sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les informations.
Leçons : les activités de la session
Les activités qui seront proposées aux participants pendant la session peuvent être organisées en leçons : les leçons permettent de structurer la session en chapitres (par exemple un chapitre par notion ou objectif) ou selon des moments-clés (par exemple une leçon pour les activités du matin et une pour celles de l'après-midi si la session dure une journée).
Pour structurer sa session et y ajouter les activités que l'on souhaite proposer aux participants :
cliquer sur Ajouter une leçon et renseigner a minima le nom de la leçon et la date et l'heure de diffusion prévue, puis valider en cliquant sur Envoyer
cliquer sur le bouton + pour ajouter des activités à une leçon : une fenêtre avec les activités disponibles dans la bibliothèque s'ouvre, il suffit de sélectionner les activités à ajouter à la leçon et de cliquer sur le bouton Ajouter
Participants
Inscrire les participants à la session permet de limiter l'accès aux seules personnes inscrites si cette option a été sélectionnée. Cette inscription préalable des participants permet également de faire apparaître sur la feuille d'émargement toutes les personnes qui doivent assister à la session de formation.
3 possibilités sont offertes pour inscrire les participants à la session.
Si les participants sont déjà inscrits au niveau de la salle :
cliquer sur Actions : Sélectionner des participants.
Si les participants ne sont pas encore inscrits au niveau de la salle :
cliquer sur Importer via un fichier xls
cliquer sur Actions : Ajouter un participant
Dans ce cas, leur compte d'accès à la salle sera créé en même temps que leur inscription à la session.
ENVOYER LES INFORMATIONS DE CONNEXION AUX PARTICIPANTS
Avant une session de formation à distance, il est préférable d'avoir effectué des tests de connexion à l'outil avec les participants et de s'être assuré qu'ils possèdent l'équipement nécessaire (casque, micro). Cela évitera de perdre du temps à gérer les problèmes techniques en début de session.
Pour une formation à distance, avant la session, l'animateur envoie un mail aux participants pour leur donner les modalités d'accès à sa salle MOBITEACH.
Il peut envoyer, via sa propre boîte mail, l'adresse pour accéder à sa salle : par exemple, https://app.mobiteach.net/participant#/room/NOM-de-la-SALLE/login1.
Si l'accès par code PIN a été choisi, il ne faut pas oublier de le communiquer aux participants.
Si l'animateur choisit de laisser les participants créer eux-mêmes leur compte pour accéder à la salle, il leur indique de compléter le formulaire proposé.
L'animateur peut aussi utiliser la fonctionnalité d'envoi de message intégrée à MOBITEACH :
dans l'espace Participants, il sélectionne les participants auxquels envoyer les informations de connexion
puis il clique sur l'icône Enveloppe située en haut à droite de la fenêtre
Les participants reçoivent alors le mail ci-dessous.
Une fois que l'animateur possède sa salle MOBITEACH, pour préparer une session il devra :
créer des activités et les gérer dans sa bibliothèque
préparer l'accès à sa salle et inscrire les participants
préparer sa session de formation avec notamment les activités et participants prévus
CRÉER DES ACTIVITÉS
Pour créer des activités, l'animateur se rend dans l'espace Bibliothèque.
En cliquant sur le bouton +Créer, les différentes activités que l'on peut créer s'affichent :
Activité document
Activité Post-it
Activité Quiz
Activité E-Learning
Activité Enquête
Activité Message
Activité Nuage de mots
Activité Tableau Blanc
Activité URL
Pour en savoir plus sur chaque activité (création, animation, utilisation par le participant), référez-vous aux articles dédiés.
GÉRER LA BIBLIOTHÈQUE
Des dossiers peuvent être créés dans la bibliothèque pour classer les activités. Pour créer un dossier, l'animateur clique sur le bouton +Créer, sélectionne ensuite Dossier et renseigne les informations sur ce dossier : Nom, éventuellement tags et description.
A noter : un seul niveau de dossier est possible, on ne peut pas créer un dossier dans un dossier.
Les dossiers d'activités peuvent être partagés avec d'autres collaborateurs en sélectionnant l'option "Oui" sur le paramètre Partage (cf. l'article dédié pour connaître la procédure de partage).
Pour mettre à disposition des participants des documents via le porte-document : l'animateur crée un dossier contenant des activités Documents et active l'option Porte-document sur le dossier.
Pour en savoir plus sur la gestion de la bibliothèque et les différentes options disponibles, consultez les articles de la catégorie Bibliothèque.
PRÉPARER L’ACCÈS À LA SALLE
Définir le mode d'accès à la salle MOBITEACH
Afin de préparer l'accès à la salle, l'animateur définit tout d'abord le mode d'accès souhaité : espace Outils -> onglet Préférences -> Identifiant Participants
Public : les participants se connectent via l'adresse web fournie par l'animateur ou un QR Code en indiquant leur adresse mail (en ayant potentiellement préalablement indiqué le nom de la salle qu'ils souhaitent rejoindre). Seuls les participants inscrits à la salle pourront accéder. Par défaut, l'accès à la salle est en mode public.
Code PIN : en plus des informations précédentes, les participants doivent indiquer le code PIN de connexion qui leur a été fourni par l'animateur.
Nom d'utilisateur et mot de passe : les participants se connectent en indiquant l'adresse mail de leur compte MOBITEACH et leur mot de passe.
Créer les participants automatiquement : lorsque le mode public ou code PIN est sélectionné, cette option autorise des participants non inscrits à la salle à créer un compte.
Au niveau de la session, il est également possible d'autoriser l'accès uniquement aux participants inscrits à la session. Il s'agit de l'option Participant inconnu.
Créer les comptes participants au niveau de la salle
Cette étape n'est pas obligatoire si l'on choisit l'option Créer les participants automatiquement au niveau du mode d'accès à la salle : en effet, dans ce cas les participants pourront créer eux-mêmes leur compte.
Toutefois pour avoir un meilleur suivi des sessions, et pouvoir préparer des feuilles d'émargement avec les noms des participants inscrits à la session, il est préférable d'inscrire les participants à la salle ET à la session (cf. détails ci-dessous dans la partie CRÉER UNE SESSION).
Pour inscrire des participants à la salle, l'animateur se rend dans l'espace Participants, il a alors 2 possibilités :
Ajouter participant : cette option ouvre un formulaire pour saisir les données d'un nouveau participant
Importer participant : cette option propose d'importer un fichier Excel contenant une liste de participants (cette option propose également de télécharger un modèle de Fichier Excel pour saisir plusieurs participants)
CRÉER UNE SESSION
Dans l'espace Sessions, l'animateur clique sur le bouton Créer une session. Dans la fenêtre qui s'ouvre il renseigne a minima le nom de la session et éventuellement une description.
Paramètres de la session
Sur la page suivante, dans l'onglet Paramètres, il renseigne les informations et paramètres liés à sa session :
date et heure
durée
autoriser les participants non inscrits à la session (mais inscrits à la salle) à accéder à la session : oui / non / sur demande
émargement par session, journée ou demi-journée
personnalisation de l'image associée à la session
autres champs de description : centre de formation, salle (pour les formations en présentiel), objectif de la session...
Il clique sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les informations.
Leçons : les activités de la session
Les activités qui seront proposées aux participants pendant la session peuvent être organisées en leçons : les leçons permettent de structurer la session en chapitres (par exemple un chapitre par notion ou objectif) ou selon des moments-clés (par exemple une leçon pour les activités du matin et une pour celles de l'après-midi si la session dure une journée).
Pour structurer sa session et y ajouter les activités que l'on souhaite proposer aux participants :
cliquer sur Ajouter une leçon et renseigner a minima le nom de la leçon et la date et l'heure de diffusion prévue, puis valider en cliquant sur Envoyer
cliquer sur le bouton + pour ajouter des activités à une leçon : une fenêtre avec les activités disponibles dans la bibliothèque s'ouvre, il suffit de sélectionner les activités à ajouter à la leçon et de cliquer sur le bouton Ajouter
Participants
Inscrire les participants à la session permet de limiter l'accès aux seules personnes inscrites si cette option a été sélectionnée. Cette inscription préalable des participants permet également de faire apparaître sur la feuille d'émargement toutes les personnes qui doivent assister à la session de formation.
3 possibilités sont offertes pour inscrire les participants à la session.
Si les participants sont déjà inscrits au niveau de la salle :
cliquer sur Actions : Sélectionner des participants.
Si les participants ne sont pas encore inscrits au niveau de la salle :
cliquer sur Importer via un fichier xls
cliquer sur Actions : Ajouter un participant
Dans ce cas, leur compte d'accès à la salle sera créé en même temps que leur inscription à la session.
ENVOYER LES INFORMATIONS DE CONNEXION AUX PARTICIPANTS
Avant une session de formation à distance, il est préférable d'avoir effectué des tests de connexion à l'outil avec les participants et de s'être assuré qu'ils possèdent l'équipement nécessaire (casque, micro). Cela évitera de perdre du temps à gérer les problèmes techniques en début de session.
Pour une formation à distance, avant la session, l'animateur envoie un mail aux participants pour leur donner les modalités d'accès à sa salle MOBITEACH.
Il peut envoyer, via sa propre boîte mail, l'adresse pour accéder à sa salle : par exemple, https://app.mobiteach.net/participant#/room/NOM-de-la-SALLE/login1.
Si l'accès par code PIN a été choisi, il ne faut pas oublier de le communiquer aux participants.
Si l'animateur choisit de laisser les participants créer eux-mêmes leur compte pour accéder à la salle, il leur indique de compléter le formulaire proposé.
L'animateur peut aussi utiliser la fonctionnalité d'envoi de message intégrée à MOBITEACH :
dans l'espace Participants, il sélectionne les participants auxquels envoyer les informations de connexion
puis il clique sur l'icône Enveloppe située en haut à droite de la fenêtre
Les participants reçoivent alors le mail ci-dessous.
Publié au : 23 / 06 / 2019